Как правильно писать письма

 
 

ЗАПИШИТЕСЬ НА БЕСПЛАТНЫЙ СЕМИНАР по деловой переписке!


 

Моя работа — постоянное написание писем и ответ на их. Нередко вопрос не удается решить одним письмом, и начинается! Тонны корреспонденции, 50 входящих каждое утро. И все, чтобы решить ерундовый вопрос! А решить вопрос звонком нельзя — не остается документального следа. Бред? Нет, корпоративные требования. А вернее, требования отрасли. Избежать этого нельзя, но можно значительно уменьшить количество писем. Для этого надо понять как правильно писать письма.

Как меня учил Виктор П., вопрос должен решаться в одно письмо.

Как этого достичь? Достаточно соблюдать несколько простых правил написания писем.

Читай, статью, которую Александр Иванович любезно разрешил опубликовать в моем блоге. Он просто и лаконично сформулировал основные правила, которые я использую в своей практике.

Итак, поехали!

Никто не требует, чтобы вы или кто-либо другой беспрекословно выполнял это руководство для пишущего письма. Однако соблюдение его приведет к тому, что вы и ваше окружение станете намного согласованнее в своих действиях, так как согласованность всегда рождается из общепринятых правил действия.

Любое управление начинается с коммуникации, поэтому совершенствование коммуникации улучшает управление.

ПИШУЩЕМУ ПИСЬМО:

1. Сформулируй цель своего сообщения, кратко, четко и логично изложи ее, после чего прочитай, как будто бы это читает тот, кому адресовано сообщение. При необходимости проведи коррекцию написанного сообщения.

2. Используй приемлемую для собеседника форму обращения. Фамильярность и надменность никогда не приносили успеха, зато уважение и признание – всегда приносят положительный результат.

3. Старайся в одном письме обсуждать не более трех вопросов. Не перегружай своего собеседника лишней информацией или подробностями, не относящимися к делу.

4. Не допускай иносказаний, намеков или того, что можно понять двояко. Если же ты сообщаешь свое мнение, напиши: «Мое мнение», если же сообщаешь факт, указывай время, место, событие, участников и другую точную информацию.

5. Избегай попыток выразить в письме свои эмоции. Буквы не передают чувств, их можно ощутить только при личном общении.

6. Помни всегда о том, что твое письмо могут прочитать все (и даже те, кого ты в письме ругаешь или против кого плетешь заговор). Будь конструктивен и доброжелателен, думая о том, чтобы твои предложения приносили пользу всем людям. Именно такой подход приносит наибольший результат в общении между людьми.

ОТВЕЧАЮЩЕМУ НА ПИСЬМО:

1. Всегда отвечай именно на те вопросы, которые тебе задал собеседник и лишь только после этого задавай свои вопросы или давай комментарии.

2. Если в письме есть иносказания, намеки или то, что можно понять двояко, обязательно задай проясняющие вопросы, иначе твой ответ может быть совершенно не в тему.

3. Не обещай помощи и не подразумевай возможность ее оказания, если для тебя нереально ее оказать.

4. Никогда не обрывай однажды начатого общения, ни при каких якобы очевидных для тебя обстоятельствах. И не вступай с собеседником в доказательство своей правоты; т.е., никогда не отвечай на бессознательное общение бессознательным общением.

5. Проявляй к собеседнику интерес и симпатию даже если он, по твоему мнению, испытывает к тебе негативные эмоции. Так как печатные буквы не передают эмоций пишущего, очень легко додумать то, чего может быть и нет.

6. Поддерживай с собеседником двустороннее общение: вопрос – ответ – подтверждение.

7. Стремись предоставлять собеседнику ту игровую роль, которую он желает иметь. Ожидая от человека, что он должен быть тем, кем ты желаешь, ты тем самым вводишь себя и его в заблуждение.

8. Не оправдывай свои ошибки, будь они реальные или воображаемые, а открыто и конструктивно разберитесь с собеседником и восстановите ОРС. Помни, что удовольствие от взаимоотношения очень часто имеет приоритет над достижением заявленной цели.

9. Всегда стремись помочь, на уровне реальности собеседника. Оказывая помощь так, как ты считаешь правильно оказывать помощь, можно принести вред, а не помощь.

10. Всегда старайся ответить на письмо быстро: в течение двух суток. Если по каким-то обстоятельствам ты не можешь ответить в этот срок, сообщи причину и укажи срок, когда напишешь ответ.

Публикуется с личного разрешения автора.
Автор: Балыкин Александр Иванович.
http://www.osoznanie.biz

Дорогой читатель! Я сейчас готовлю новую статью про правильное написание писем. Помогите мне!

Если эта статья не ответила хотя бы на один ваш вопрос про написание писем, оставьте свой вопрос в комментариях.

 


И как бонус — видео от тренера по лидерству и успеху Робина Шармы «Лидерские качества в сложные времена»: