Наведем порядок в бумагах.
<– Читать “Успеватель Василия Кислого” с самого начала
<– Читать предыдущую главу “Успевателя Василия Кислого”
II. Бумага и пластик
Кроме КПК нам придется завести еще кое-что. Это будут папки. Это будут лотки. Это будут лейблы.
Покупаем 3 обычных лотка. для бумаги А4.
Лоток 1. Входной бункер. Сваливаем туда все, что пришло из внешней среды. Особенность этого лотка – его необходимо очищать минимум дважды в неделю. Это похоже на категорию ***IN. Если взялись за лоток – Вам обязательно надо в конце работы увидеть дно! Чтобы листы не «убегали» случайно из верхнего лотка, положите туда груз (например, гирьку). Принцип работы: первый документ берется сверху и уже не выпускается из рук, пока не обработан. Применяйте железное правило: вы НЕ МОЖЕТЕ взять в руки второй документ, пока не обработан первый (принцип Аллена!) Когда первый документ обработан – он исчезает из поля видимости в папке. (Той или другой. Об этом дальше).
Лоток 2. Текущие проекты. Находится под лотком 1. Туда кладут разноцветные пластиковые папки-уголки с лейблами в правом верхнем углу. В папках-уголках материалы по текущим проектам. Например, может существовать малиновая папка с лейблом ЮБИЛЕЙ. Если вы помните, мы заводили такой текущий проект. Туда мы сложим меню ресторана «Ива», стихи, написанные к юбилею шефа, фотографии в стенгазету по этому случаю и т.д. После выполнения (окончания, прекращения) проекта – все материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо складывается на Ваш личный склад канцелярских принадлежностей.
Лоток 3. «посылки». Это наборы материалов (без папок!), обернутые сверху бумажкой, сложенной пополам и прихваченной скрепкой (В левом верхним углу). На бумажке должен быть адресат и краткая тема. Допустим, Вы обрабатывали (читали, значит) стихи к юбилею шефа, написанные Вашим сотрудником. И пришли к определенным выводам. Сложите пополам бумажку в четверть А4 (Называется А6), напишите на ней: «САНЬКУ. Стихи чудесные, жаль только шефа уволили» Наденьте бумажку на лист со стихами и прихватите сверху скрепкой – так сам лист не повредится скрепкой – и положите в лоток. Не кладите такие вещи в папку – иначе она (папка) уйдет от вас к Саньку. А ведь Вам надо сделать так, чтобы, наоборот, к вам все приходило, а не уходило! У меня набегает в лотке обычно 5-6 таких «посылок». Утром я вызываю секретаршу и даю ей задание разнести эти посылки всем адресатам. Нет секретарши? Доставьте посылки сами. Делайте это один раз в день, а чаще бывает, что «посылка» доходит до владельца во время текущих деловых встреч без дополнительных усилий.
Бумажки А6 можно купить в канцелярском магазине или нарезать самому. Я так и сделал. Купил бумагорезку и нарезал себе между делом дней за 10 из использованных бумаг чистых с одной стороны листочков лет на 5 вперед. Листок А6 – удобный формат. Можно писать на нем слова, рисовать рожи, пояснять кому-нибудь мысли, а потом выкидывать. (То, что не надо выкидывать заносится только в КПК!)
Еще понадобятся лейблы. Аллен предлагает завести этикет-пистолет. Все, что требуется от этикет-пистолета – чтобы он наклеивал чистые белые наклейки размером со спичечный коробок на любую поверхность и не пачкал Вам при этом руки клеем. Впрочем, лично я использую листы с нарезанными клейкими лейблами (15 штук на листе).
Лейблы надо клеить на файловую папку, в которую вы сложите обработанный документ или на цветую папку-карман. Если Вы решите применять данную систему – соблюдайте важное правило: у вас не может храниться бумажного материала, не помещенного в отдельную файловую папку и без лейбла. Файл хранится в папке типа КОРОНА. Лейбл наклеивается в правый верхний угол (чтобы меньше загораживал название документа и первые самые главные слова в тексте документа).