Успеватель Василия Кислого для интеллигентов. Часть 8.
<— Читать «Успеватель Василия Кислого» с самого начала
<— Читать предыдущую главу «Успевателя Василия Кислого»
Папки
Для обработки понадобятся еще следущие папки: СПРАВ, СОПУТ, МУЗЕЙ, МБКН
Папка МУЗЕЙ – это папка, в которую следует помещать все бумажки, не представляющие никакой практической ценности, и которые надо бы, но жалко выкинуть. Я не знаю, почему Вам жалко. Это какие-то милые вашему сердцу бумажки. Ну, например, чужие фотографии с пикника, любовные записочки, театральные программки и т.д., а также деловой мусор, который, прежде чем быть выкинут, должен лет 5 храниться на случай чего. Некоторые называют это архив, но это не архив. Это место, в которое сваливают все вообще и в котором никто никогда и ничего не найдет, это предпомойка, которая просто сколько–то времени предшествует помойке натуральной. Тем не менее, хранить обязательно надо аккуратно, каждый артефакт – в собственной файловой папке с лейблом и пометками.
Папка СПРАВ - это папка, в которой хранятся справочные материалы. Все, что может пригодиться и что надо быстро найти в случае необходимости. Хранить справочные материалы надо ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО в алфавитном порядке (принцип Аллена)! Даже если справочные материалы превысят по объему одну папку КОРОНА (а это бывает редко), заведите две или даже три папки КОРОНА. По мере, так сказать, заполнения. Тогда уж точно хватит места.
Купите пластиковые разделители листов для папки КОРОНА. Это такие цветастенькие листы пластика, устроенные как в телефонной записной книжке. Их маркеры вылезают друг из-под друга, как майки у рэппера. Можно открыть папку сразу в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если не хватит листов для всех букв — наклейте по 2-3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага хранится только в файловых папках, снабженных лейблами. На лейбле написаны две строки. Это существительные (изредка с подчиненными словами). Первое – тема, которая начинается с соответствующей буквы. Второе – подтема. Например, Садоводство – это тема. Инструмент садовый – подтема:
Садоводство/Инструмент садовый, или: Садоводство/Семена,
Еще примеры: Отдел/Координаты сотрудников, Отдел/Бюджеты
Или так:
Отдел
Инструкции должностные
Не делайте уровень вложенности больше двух (принцип Аллена)! Иначе придется забыть о быстром поиске.
Папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех. Нужна она для того, чтобы сопровождать ваши действия и текущие проекты, записанные в КПК тяжелой бумажной артиллерией. Например, у Вас в процедурной категории ***DAY обозначено действие:
Я\искать материалы по уходу от налогов
Вам приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов. Допустим, обнаружился интересный материал в журнале «Бухгалтерский учет». Вы вырезаете нужную статью и складываете ее в файловую папку. На файлик наклеиваете лейбл с надписью, соответствующей записи в КПК, то есть:
Я\искать материалы по уходу от налогов
При этом в действии, записанном в КПК чуть меняете тему. Приписываете Сопут\. Вот что получается в КПК:
Я\ Сопут\искать материалы по уходу от налогов
Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – вы будете снабжены соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку в произвольном порядке. Если вы аккуратно обращаетесь со своими задачами, папка не будет переполняться и найти в ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из процедурных категорий **LATER и *CONTROL.
Папка МБКН (может быть.когда нибудь) – аналог категории >>MAYBE в КПК. Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают Вас на ИДЕЮ. Запишите идею в ***IN для завтрашней обработки в рамках регламента, а наброски поместите в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Ваша ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».
Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от вас НА РАССТОЯНИИ ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно (принцип Аллена!). Если при обработке документов из входящего лотка вы будете бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-встанька – можете и не начинать это безнадежное дело. Расположите папки вертикально на полке или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпиши папки большими буквами в том месте, где папки и должны подписываться.
Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше) чистить до дна. Неочищенный входной лоток должен вызывать у вас деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и вы, раз взялись, должны очистить входной лоток до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые папки, либо в «почтовый» лоток номер 3 и больше никуда.
Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами вам надо совершить подвиг. Заключается он в том, что совершенно необходимо ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи вашего рабочего стола (в том числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке.
Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая рабочая поверхность стола, аккуратные ящички. Не знаю, что вы там решите держать — дезодорант или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин или склад канцелярии, но точно НЕ БУМАГИ. Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в «почтовом» лотке. Более они не лежат НИГДЕ!
Стопки журналов держите подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут через входной лоток, как и все остальное. Если надо накапливать однородную информацию (типа, счета или отчеты) – накапливайте ее в СПРАВ. Замечу, что речь идет исключительно о составе папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов (и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.
Повторим кратко процесс обработки: берем бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто выкинуть ее в мусорную корзину, стоящую рядом со столом. Если это не удается, пытаемся кому-то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем ее другой бумажкой формата А6 или меньше, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер 3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий – записываем это действие в ***IN, или **DAY, добавляя в задачу префикс сопут\,. Затем кладем бумажку в файл, приклеиваем лейбл, пишем на нем то, что надо, размещаем в одной из папок. Все. Бумага в системе хранения. Забудьте о ней. В нужный момент КПК сам выудит ее из нужной папки.
Вот, собственно, и все. Желаю удачи!
Не забудь оставить свой отзыв или вопрос!
