Василий Кислый. Успеватель Василия Кислого. Тайм-менеджмент и прочее…

Глава 25 Бумага и пластик "…Иди домой!" Мать Интродукция 21 "Сказка о говнистом мальчике"<Жил — был мальчик. Он был из хорошей трудовой семьи. Его родители были очень приличными людьми. Его бабушка и дедушка были очень хорошими людьми. Даже тети и дяди — все были очень достойными и порядочными людьми. А мальчик был просто полное говно. Вот такая история.> Кроме туалетной бумаги и крышки на унитаз тебе придется завести в доме (или конторе) еще кое-что бумажное и пластиковое. Это будут папки. Это будут лотки. Это будут лейблы. А ты думал — завел КПК и все? Больно шустрый. Если бы все как один те, с кем ты общаешься, имели КПК и использовали бы его по назначению, мир, как я уже говорил, был бы куда проще и логичнее, но люди пачкают бумагу. Пачкают ее не только в туалете. Пачкают на столе, на стенах. На ней пишут. Они изводят на бумагу леса. (Вообще мне похрен леса — гораздо комфортнее я чувствовал бы себя на бесконечном ровном заасфальтированном поле, но тут уж к слову пришлось). Итак, они изводят леса, дохнут дятлы и соловьи, некому стучать и свистеть трели, от такой скуки кончают самоубийством муравьи и павианы, львы и куропатки, рыба режет себе вены и всплывает кверху пузом. А они продолжают пачкать и изводить бумагу, а потом сваливать ее тебе кучами! И куда ты денешь эти кучи? Сделаешь вид, что их нет? Зароешь башку в песок, выставив беззащитные ягодицы под бумажный шквал? Нет! Тебе придется вступить в борьбу с этим ураганом, самумом, тайфуном. Ты покупаешь 3 лотка. Да, обычные лотки для бумаги А4. Не 2 и не 4. Именно 3. Лоток 1. Входной бункер. Сваливаешь туда все, что пришло из внешней среды. Надеюсь, понятно? Особенность этого лотка — ты должен очищать его до 0 минимум дважды в неделю. Это похоже на категорию ***IN. Если взялся за лоток — ты должен в конце работы увидеть дно! Чтобы листы не выдувались из верхнего лотка, положи туда груз. (Бронзовую голую женщину, гирьку, тапок — что угодно). Принцип работы: первый документ берется сверху и уже не выпускается из рук, пока не обработан (об этом дальше). Запомни, овощ, ты НЕ МОЖЕШЬ взять в руки второй документ, пока не обработан первый! Когда первый документ обработан — он исчезает из поля видимости в папке. (Той или другой). Лоток 2. Текущие проекты. Находится под лотком 1. Туда кладут разноцветные пластиковые папки-уголки с лейблами в правом верхнем углу. В папках — уголках материалы по текущим проектам. Например, может существовать малиновая папка с лейблом ЮБИЛЕЙ. Если ты помнишь, мы заводили такой текущий проект. Туда ты сложишь меню ресторана "Ива", стихи, написанные к юбилею шефа (каков же ты лизоблюд!), фотографии в стенгазету по этому случаю и т.д. Лоток 3. "посылки". Это наборы материалов (без папок!), обернутые сверху бумажкой, сложенной пополам и прихваченной скрепкой (В левом верхним углу). На бумажке должен быть адресат и краткая тема. Допустим, ты обрабатывал (читал, значит) стихи к юбилею шефа, написанные твоим сотрудником. И пришел к определенным выводам. Сложи пополам бумажку в четверть А4 (Называется А6), напиши на ней: "САНЬКУ. Все отменяется — его уволили! А стихи, кстати, дерьмовые" Надень бумажку на лист со стихами и прихвати сверху скрепкой — так сам лист не повредится скрепкой — и положи в лоток. Не клади такие вещи в папку — иначе она (папка) уйдет от тебя к Саньку. Тебе же надо сделать так, чтобы, наоборот, к тебе все приходило, а не уходило! У меня набегает в лотке обычно 5-6 таких "посылок". Утром я вызываю секретаршу и даю ей задание разнести эти посылки всем адресатам. Нет секретарши? Побегай сам. Главное, чтобы ты не носился с каждой бумажкой по конторе, как только ее произвел. Делай это один раз в день, а чаще бывает, что бумажка доходит до владельца во время текущих деловых встреч без дополнительных усилий. Бумажки А6 можно купить в канцелярском магазине или нарезать самому. Я так и сделал. Купил бумагорезку и нарезал себе между делом дней за 10 из использованных бумаг чистых с одной стороны листочков лет на 5 вперед. Листок А6 — удобный формат. Можно писать на нем слова, рисовать рожи, пояснять кому-нибудь мысли, а потом выкидывать. (То, что не надо выкидывать заносится только в КПК!) Еще тебе понадобятся лейблы. Один из действительно великих мастеров управления собой (Д.Аллен) предлагает завести лэйблонаклейницу (этикет-пистолет). Но только не такую, какая наклеивает ценники и пишет на них сама цену. Все, что требуется от этикет — пистолета — чтобы он наклеивал чистые белые наклейки размером со спичечный коробок на любую поверхность и не пачкал тебе при этом руки клеем. Впрочем, лично я использую листы с нарезанными клейкими лейблами (15 штук на листе). Правда, это немного подклеивает пальцы, зато выглядит очень креативно, не понтово и осмысленно. Вопрос. Куда клеить лейблы? Ответ. На файловую папку, в которую ты сложишь обработанный тобой документ. У тебя принципиально не может храниться бумажного материала, не засунутого в отдельную файловую папку и без лейбла. Файл ты поместишь в папку типа КОРОНА, и ни в какую другую. Эй, ты хоть знаешь, как засовывать бумажки в файловую папку? Бумаги сворачиваются в полутрубку и правой рукой СВЕРХУ засовываются в файловую папку. Дырки файловой папки — слева. Если будешь засовывать снизу — документы начнут вываливаться из стоячей папки КОРОНА. Лейбл наклеивается в правый верхний угол файла (чтобы меньше загораживал название документа и первые самые главные слова в тексте документа). Лейблы ты производишь во время ОБРАБОТКИ. Чтобы начать обработку нам еще надо завести следующие папки: СПРАВ СОПУТ МУЗЕЙ МБКН Глава 25 Папки Папка МУЗЕЙ — это папка, в которую ты будешь засовывать все бумажки, не представляющие никакой практической ценности, но которые тебе жаль выкинуть. Я не знаю, почему тебе жалко. Это какие-то милые твоему сердцу бумажки. Ну, например фотографии твоего ручного крысенка, любовные записочки, театральные программки и т.д. Там же может храниться договор 10 летней давности, долговые расписки, по которым ты не получил (и никогда не получишь) долгов, короче деловой мусор, который, прежде чем быть выкинут, должен лет 5 храниться на случай чего. Некоторые называют это архив, но это не архив. Это место, в которое сваливают все вообще и в котором никто никогда и ничего не найдет, это предпомойка, которая просто сколько-то времени предшествует помойке натуральной. СПРАВ — это папка, в которой хранятся справочные материалы. Все, что может пригодиться и что надо быстро найти в случае необходимости. Хранить справочные материалы надо ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО в алфавитном порядке. Ты не собираешься мне возражать? Не хочешь сказать, что надо завести свою папку по каждой теме? Завести папок триста — четыреста, раскидать их ровным слоем по 2-3 комнатам и думать при этом, что твои дела В ПОРЯДКЕ. Нет? Поверь мне, нет. Даже если твои справочные материалы превысят по объему одну папку КОРОНА (а это бывает редко), заведи две или даже три папки корона. По мере, так сказать, заполнения. Тогда уж точно хватит места. Купи пластиковые разделители листов для папки КОРОНА. Это такие цветастенькие листы пластика, устроенные как в телефонной записной книжке. Их маркеры вылезают друг из-под друга, как майки у рэппера. Можно открыть папку сразу в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если тебе не хватит листов для всех букв — наклей по 2-3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага хранится только в файловых папках, снабженных лейблами. На лейбле написаны две строки. Это существительные (изредка с подчиненными словами). Первое — тема, которая начинается с соответствующей буквы. Второе — подтема. Например, Садоводство — это тема. Инструмент садовый — подтема. На лейбле: Садоводство Инструмент садовый Еще пример: Садоводство Семена Еще: Отдел Координаты сотрудников Еще: Отдел Бюджет 2 квартал Еще: Отдел Инструкции должностные Не делай уровень вложенности больше двух! Не более двух строк на лэйбле. Иначе ни за что ничего потом не найдешь! Тэкс. Теперь папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех наличных. Нужна она для того, чтобы сопровождать твои действия и текущие проекты, записанные в КПК тяжелой бумажной артиллерией. Возьмем один из предыдущих примеров: У тебя в процедурной категории ***DAY обозначено действие: Я\искать материалы по уходу от налогов Тебе приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов Допустим, ты что-то нарыл в журнале "Бухгалтерский учет". Ты вырываешь нужную статью и складываешь ее в файловую папку. На нее наклеиваешь лейбл с надписью, соответствующей записи в КПК Я\искать материалы по уходу от налогов При этом в действии чуть меняешь тему. Приписываешь Сопут\. Вот что получается в КПК: Сопут\Я\искать материалы по уходу от налогов Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается — ты будешь снабжен соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку в произвольном порядке. Если ты аккуратно обращаешься со своими задачами папка не будет переполняться и найти в ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из процедурных категорий **LATER и *CONTROL Папка МБКН — аналог категории >>MAYBE в твоем КПК. Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают тебя на ИДЕЮ. Запиши идею в ***IN для завтрашней обработки в рамках регламента (и, вероятно, с последующим помещением в категорию >>MAYBE, а может, в контекстную категорию), а статейку помести в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Твоя ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в "бумажных носителях". Далее. Поговорим о тоненьких пластиковых папочках — карманах, которые будут храниться в отдельном ящике (лотке). Нет, не будем говорить о них. Мы уже говорили о них. Именно они лежат в Лотке 2. Если ты потерялся — найди это место выше по тексту. Добавим только, что после выполнения (окончания, прекращения) проекта — все материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо складывается в твой склад канцелярских принадлежностей. Еще важно, чтобы на лейбле такой папки было название твоего текущего проекта, а не хрен чего. Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от тебя НА РАССТОЯНИИ ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно. Если при обработке документов из входящего лотка ты будешь бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-встанька — можешь и не начинать это безнадежное дело. Расположи папки вертикально на полке или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпиши папки большими буквами в том месте, где папки и должны подписываться. Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить — что накопившееся во входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше) чистить до 0. Неочищенный входной лоток должен вызывать у тебя деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и ты, раз взялся, должен очистить входной лоток до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые папки, либо в "почтовый" лоток номер 3. Более никуда! Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами тебе надо совершить подвиг. Заключается он в том, что ты должен ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи твоего рабочего стола (в том числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке. Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая рабочая поверхность стола, аккуратные ящички (я, правда, не знаю, что ты там будешь держать — ну, может, дезодорант или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин и презервативы, но точно НЕ БУМАГИ. Подойдет еще склад канцелярии.). Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в "почтовом" лотке. Более они не лежат НИГДЕ! Стопки журналов держи подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут через входной лоток, как и все остальное. Если тебе надо накапливать однородную информацию (типа, счета или отчеты) — накапливай ее в СПРАВ, если считаешь, что тебе это понадобится или закидывай в МУЗЕЙ, если просто страшно выкинуть сразу. Замечу, что речь идет исключительно о составе папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов (и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк. Повторим кратко процесс обработки: берем бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто выкинуть ее в мусорную корзину, стоящую рядом с твоим столом. Если это не удается, пытаемся кому-то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем ее другой бумажкой формата А6 или меньше, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер 3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий — записываем это действие в ***IN, или **DAY, добавляя в задачу префикс сопут\,. Затем кладем бумажку в файл, приклеиваем лейбл, пишем на нем то, что надо, размещаем в одной из папок. Все. Бумага в системе хранения. Забудь о ней. В нужный момент твой КПК сам выудит ее из нужной папки.

Pages: 1 2 3 4 5 6 7